© Shutterstock

Vad är e-postetikett? -

E-postetikett handlar om artiga vanor och outtalade regler som hjälper oss att kommunicera på ett effektivt och professionellt sätt.

© Shutterstock

Varför är e-postetikett så viktigt? -

Ibland är e-post den enda kanalen genom vilken vi kan visa prov på vår kommunikationsförmåga. God e-postetikett är därmed en viktig färdighet och gör ett gott intryck på andra.

© Shutterstock

Använd ditt namn i jobbmejlen -

E-postadresser används för allt, från att boka läkarbesök till att söka jobb, så det är viktigt med en lättförståelig e-postadress. Använd en kombination av ditt namn och några siffror när du skapar ett konto.

© Shutterstock

Håll jobb- och personliga e-postmeddelanden åtskilda -

Om du är egenföretagare eller frilansare är det bra att ha en separat jobbmejl. Detta ger ett professionellt intryck och minskar risken för pinsamma e-postmisstag.

© Shutterstock

Ha en kort e-postsignatur -

Ställ in en signatur som automatiskt visas längst ned i varje e-postmeddelande du skickar. Den bör innehålla ditt fullständiga namn, jobbtitel (om du använder en jobbmejl) och kontaktinformation. Du kan även ta med dina föredragna pronomen.

© Shutterstock

Håll det enkelt -

Glöm GIF:ar, citat och skumma typsnitt – håll formateringen enkel. Det ser annars oprofessionellt ut om det skickas från jobbmejlen och layouten kanske inte visas korrekt på mobila enheter.

© Shutterstock

Var kortfattad -

De flesta föredrar e-postmeddelanden som är kortfattade och rakt på sak utan att vara burdusa eller oförskämda. Det är också bra att ta med din förfrågan, till exempel att delta i ett möte eller skicka en fil, i det första stycket så att mottagaren vet vad han eller hon kan förvänta sig.

© Shutterstock

Korrekt och tydlig rubrik -

Många förhandsgranskar sina e-postmeddelanden genom att läsa rubriken och den första raden i själva mejlet innan de bestämmer sig för att läsa hela, så håll rubriken kort men specifik.

© Shutterstock

Mejla bara berörda personer -

Ta endast med de personer som har nytta av meddelandet. Att lägga till personer "för säkerhets skull" kan skapa extrajobb för dina kollegor eller fylla deras inkorgar med irrelevanta e-postmeddelanden.

© Shutterstock

Anta inte pronomen - Det är viktigt med rätt personuppgifter när du skriver ett e-postmeddelande. Se till att du har stavat mottagarens namn rätt och använd könsneutrala pronomen.

© Shutterstock

Tänk efter innan du klickar på "svara alla" -

E-post är ett effektivt sätt att skicka information till en stor grupp människor på en och samma gång. Alla behöver dock inte läsa eller svara på meddelandet, så fundera på vilka som bör vara med i e-postkedjan innan du trycker på "svara alla".

© Shutterstock

Användning av "BCC" -

För att undvika problemet med "svara alla" använder många "BCC" (hemlig kopia) för massmejl som inte kräver något svar och för att dölja e-postadresser för att skydda mottagarnas integritet.

© Shutterstock

Användning av "CC" -

Använd "CC" (kopia) när du vill lägga till personer som behöver se e-postmeddelandet du skickar. Detta är praktiskt när du planerar ett gruppevenemang eller när du vill uppmärksamma någon om något, någon som inte tillhör den primära målgruppen.

© Shutterstock

Stavnings- och grammatikkontroll -

Innan du skickar e-postmeddelandet bör du korrekturläsa det för att se om det finns några stav- eller grammatikfel. Det finns verktyg du kan ladda ned som hjälper dig att upptäcka vanliga misstag. Denna granskning säkerställer också att du har bifogat en fil (i tillämpliga fall) och att du har stavat mottagarens namn korrekt.

© Shutterstock

Skriv fullständiga meningar -

Fullständiga meningar och skiljetecken gör e-postmeddelandet mycket lättare att läsa och förstå.

© Shutterstock

Undvik titlar som "Herr", "Fru" och "Fröken" -

Även om e-post brukade behandlas på samma sätt som all annan affärskorrespondens föredrar många nuförtiden att tilltalas vid förnamn.

© Shutterstock

Undvik läskvitton -

Ett läskvitto är en avisering som skickas så snart ett e-postmeddelande öppnas. Dessa meddelanden kan täppa till inkorgar och kanske inte alltid är korrekta på grund av tekniska förändringar i hur e-postmeddelanden tas emot.

© Shutterstock

Var försiktig vid användning av röstdiktering -

Många skickar e-post från sina telefoner, vilket kan öka risken för fel, särskilt vid användning av röstdikteringsverktyg som kanske inte alltid registrerar rätt ord.

© Shutterstock

Undvik "tack"-meddelanden -

Om ett e-postmeddelande inte behöver besvaras är det bäst att låta bli. Att svara med "tack" eller "ok" förmedlar ingen ytterligare information och täpper till inkorgarna.

© Shutterstock

Var försiktig med emojis -

På vissa arbetsplatser anses emojis i e-postmeddelanden vara oprofessionella, men en plats med en mer avslappnad företagskultur kan ha ett annat förhållningssätt.

© Shutterstock

Svara inom 24 till 48 timmar -

Det är lämpligt att svara på varje meddelande inom en till två dagar. Om du inte har möjlighet kan du skicka ett kort svar (eller autosvar) där du bekräftar att du har tagit emot e-postmeddelandet och att du kommer att återkomma inom en viss tid eller ett visst datum.

© Shutterstock

Ställ in ett frånvaromeddelande -

Om du inte är på kontoret eller på semester kan du skapa ett frånvaromeddelande för att tala om för andra att det kommer att dröja med svar.

© Shutterstock

Använd inte "skickat från min iPhone" -

Signaturen "skickat från min iPhone" eller "skickat från min telefon" är tänkt att be om ursäkt i förväg för eventuella stavfel eller dålig formatering, men detta anses olämpligt av vissa. Om du behöver skicka ett viktigt e-postmeddelande är det bättre att göra det från datorn.

© Shutterstock

Kontrollera utkorgen -

Vissa program lagrar e-postmeddelanden i en kö innan de skickas. I vissa fall skickas de inte alls. Ta för vana att kontrollera utkorgen för att se till att alla dina e-postmeddelanden har levererats.

© Shutterstock

Var artig -

Varje e-postmeddelande bör präglas av god social och affärsmässig etikett. Var tydlig och använd en vänlig ton.

© Shutterstock

Använd humor med måtta -

Humor kan lätt missförstås via e-post. Det är bäst att skippa alla former av humor i professionella e-postkonversationer, såvida du inte har en personlig relation med mottagaren.

© Shutterstock

Presentera dig -

Du bör aldrig anta att mottagaren vet vem du är. Börja alltid dina e-postmeddelanden med en kort introduktion och relevant information om dig själv.

© Shutterstock

Förkorta länkar -

Om du tar med webbadresser i dina e-postmeddelanden är det bäst att förkorta dem. Det finns särskilda verktyg för detta. På så sätt ser e-postmeddelandet renare och mer läsvänligt ut.

© Shutterstock

Tänk efter innan du vidarebefordrar -

Vissa e-postmeddelanden är inte avsedda att vidarebefordras, särskilt om de innehåller känslig information, så var försiktig innan du vidarebefordrar något. Om du vidarebefordrar en lång e-posttråd bör du sammanfatta vad som diskuteras så att mottagaren vet exakt vad du är ute efter.

Källor: (Reader's Digest)

© Shutterstock