© Shutterstock

Det magiska med färgkodning -

Förändra ditt arkiveringssystem med hjälp av färgkodning. Ge varje kategori en färg, till exempel blått för ekonomi och rött för angelägna uppgifter. Den här metoden gör inte bara ditt utrymme snyggare, utan underlättar också snabb visuell identifiering. Ett tips: Använd färgade mappar eller flikar för att kategorisera och enkelt komma åt dina dokument.

© Shutterstock

Digital hantering av dokument -

Digitalisera dina dokument för att skapa ordning och reda. Skanna eller använd en skanningsapp för att göra om dina papper till digitala filer. Organisera dem därefter i mappar på datorn eller i molnet. Använd dessutom tydliga namn för att underlätta sökningen. En annan fördel är att digitala filer är lättillgängliga och mindre sårbara för fysiska skador.

© Shutterstock

Märk med kärlek -

Genom att märka upp saker på ett effektivt sätt kan du effektivisera ditt arkiveringssystem. Använd en etikettmaskin eller skriv tydligt för hand för att markera mappar med mera. Se till att etiketterna är kortfattade för att underlätta navigeringen.

© Shutterstock

Arkivskåp -

Effektivisera ditt arkivskåp med kategoriserade lådor. Med hjälp av avdelare och mappetiketter kan du sortera dokumenten alfabetiskt, efter olika projekt eller efter datum. Förvara de mest använda dokumenten i de översta lådorna för enkel åtkomst. Glöm inte att regelbundet rensa ut gamla dokument för att upprätthålla effektiviteten.

© Shutterstock

Rensa skrivbordet -

Se till att ha ordning och reda på skrivbordet med bestämda platser för allt. Använd fack för både inkommande och utgående dokument. Ha ett litet arkiveringssystem inom räckhåll för viktiga papper. Rensa skrivbordet regelbundet för att behålla en ren och produktiv arbetsyta.

© Shutterstock

Pärmar -

Pärmar är perfekta för att samla ihop olika dokument. Använd avdelare för att dela upp avsnitten och tydliga fickor för viktiga papper. De är perfekta för projekt, recept eller manualer. Ett tips: märk pärmens rygg så att du enkelt kan hitta den på hyllan.

© Shutterstock

Minimalistisk metod -

Använd ett minimalistiskt sätt att organisera dokument. Behåll enbart de viktigaste dokumenten och digitalisera resten. Använd ett enkelt arkiveringssystem med breda kategorier för att inte göra det alltför komplicerat.

© Shutterstock

Använd väggarna -

Använd de vertikala utrymmena med hjälp av hyllor. Häng upp pärmhållare eller magnettavlor för att förvara viktiga papper i ögonhöjd. Det sparar plats på skrivbordet och håller viktiga dokument både synliga och åtkomliga.

© Shutterstock

Tekniska verktyg -

Använd tekniken för att få ordning och reda. Utnyttja appar för både anteckningar och dokumentskanning. Med hjälp av olika molntjänster (the Cloud) kan du säkerhetskopiera och synkronisera dina filer.

© Shutterstock

Kategorisering -

Effektiv kategorisering är A och O. Sortera liknande dokument tillsammans och märk varje kategori tydligt. På så sätt kan du snabbt hitta rätt dokument och hålla ordning på dina filer.

© Shutterstock

Lådor -

Lådor, särskilt sådana med lock, är utmärkta för att förvara dokument. Sätt etiketter på varje låda som visar både innehåll och datum. Placera dem på hyllor eller i en garderob för att hålla ordning på dokument som sällan används.

© Shutterstock

Dragspelsmappar -

Dragspelsmappar är utmärkta för att sortera och transportera dokument. De har olika fack för kategorisering och är lätta att bära med sig. De är perfekta för skattehandlingar, kvitton eller projekthandlingar.

© Shutterstock

Lådavdelare -

Med lådavdelare kan du förvandla stökiga lådor till organiserade utrymmen. Med hjälp av dessa avdelare kan du separera olika typer av dokument eller kontorsmaterial. Då är allt lättare att komma åt samtidigt som det ligger på sin plats.

© Shutterstock

Portabel lösning -

För den som reser mycket är portabla arkiveringssystem som portföljer eller arkivboxar ett måste. Sortera dokumenten efter projekt eller datum och se till att allt är säkert förvarat när du reser.

© Shutterstock

Stapelbara enheter -

Använd fack som kan staplas och hyllor för att maximera utrymmet. Sätt etiketter på varje fack för specifika typer av dokument, såsom "Inkorg" och "Utkorg". På så sätt får du ett organiserat flöde av papper på skrivbordet.

© Shutterstock

Kuvert -

I kuvert kan du sortera små eller lösa papper som kvitton och anteckningar. Sätt etiketter efter kategori eller datum och förvara dem i en speciell låda. Med den här metoden blir de små sakerna som annars lätt hamnar fel sorterade och tillgängliga.

© Shutterstock

Klämmor -

Klämmor kan användas till mer än att bara hålla ihop papper. Med hjälp av dem kan du sortera olika dokument i en mapp eller på en tavla. De är perfekta för att tillfälligt organisera papper innan de arkiveras ordentligt.

© Shutterstock

Hyllor -

Hyllor är inte enbart till för böcker, de är även perfekta för dokumentförvaring. Förvara filer och papper i märkta fack eller tidningshållare. Sortera dem efter hur ofta de används, med de mest använda sakerna inom räckhåll.

© Shutterstock

Korgar -

Korgar bidrar till en elegantare dokumenthantering. De är perfekta för förvaring av stora föremål som kataloger eller projektfiler. På så sätt hålls sakerna tillgängliga men ändå utom synhåll. Ett tips: Märk korgarna så att du enkelt kan identifiera innehållet.

© Shutterstock

Flikar -

Använd flikar för att markera viktiga sidor eller avsnitt i dina pärmar och dokument. Med hjälp av färgkodade eller märkta flikar blir det enkelt att bläddra fram till rätt sida. Det är särskilt användbart om du har stora pärmar eller om du hanterar flera projekt.

© Shutterstock

Rullande vagn -

En rullande vagn erbjuder flexibel dokumentförvaring. Använd den för att förvara aktuella projekt, material eller filer som du behöver ha tillgång till ofta. Vagnens mobilitet gör att du kan flytta med dig dina viktigaste dokument runt om i rummet.

© Shutterstock

Hängande filmappar -

Hängande filmappar i skrivbordslådan eller arkivlådan kan förbättra organisationen avsevärt. De är enkla att sätta etiketter på, ger snabb åtkomst och förhindrar att papper blir hopskrynklade i botten av lådan.

© Shutterstock

Cubbyholes -

Så kallade cubbyholes är perfekta för att hålla isär olika typer av dokument eller projekt. Placera små backar eller mappar i varje fack för att hålla ordning på allt. De är perfekta för att skapa visuell kategorisering och enkel åtkomst.

© Shutterstock

Fack -

Fack är inte enbart till för in- och utgående post. Använd dem även för att organisera aktuella projekt, checklistor eller dokument som används ofta. Märk varje fack för olika ändamål så att du kan hålla ordning och reda i ditt dagliga arbete.

© Shutterstock

Mappar -

Införskaffa olika sorters mappar för olika behov. Exempelvis dragspelspärmar för kvitton och plastfickor för viktiga dokument.

© Shutterstock

Magnetiska hjälpmedel -

Magnetiska tavlor eller remsor är ett kreativt sätt att visa viktiga anteckningar, räkningar eller checklistor. Med hjälp av magneter kan du temporärt sätta upp dokument så att de inte glöms bort. Den här metoden är perfekt för visuella påminnelser.

© Shutterstock

Sortering varje vecka -

Avsätt lite tid varje vecka för att sortera och organisera dina dokument. Genom att regelbundet underhålla systemet förhindrar du att högarna växer sig för stora samtidigt som du håller det uppdaterat. Den här vanan ser till att allt finns på sin rätta plats och sparar tid när du senare måste leta efter dokument.

Källor: (Extensis) (The New York Times)

© Shutterstock